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Access创建一个简朴MIS管理体系

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慧眼识英雄1 显示全部楼层 发表于 2021-8-14 15:15:37 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
MIS管理系统也是一种很实用的管理系统,可以将很多东西都放的井然有序,便于各人查找,下文中就以各人家中都有的CD、VCD为例,为各人先容怎样创建一个MIS管理系统,使这些东西有条理。
Access创建MIS管理系统:
1.预备工作——确定命据库必要的表和字段
由于我们要创建的MIS系统是一个小管理系统,因此,不必要创建几个表,只需一个表就行了。该表的字段有:编号、影片名称、领衔主演、导演、发行公司、影片范例、是否获奖。此中“编号”为主关键字,该关键字唯一确定每个记录的字段或字段集。
2.创建数据库
(1)利用“数据库领导”创建数据库 :
在启动 Microsoft Access 时,将主动显示对话框,上面有新建数据库或打开已有数据库的选项。单击“数据库领导”,然后单击“确定”按钮。在新建空数据库对话框中单击“确定”,然后指定命据库的名称和位置,单击“创建”按钮启动新建的数据库。接着新建表,然后填入相应的字段名称和数据范例,并设置字段巨细、索引等项目,其它不填或取默认值。此中字段的最大设置值是255字节,数据范例有文本、备注、数值、日期/时间、货币、主动编号、 OLE对象等,你可以根据差别的要求选择。
(2)倒霉用领导创建数据库
在启动 Microsoft Access 时,将主动显示对话框,上面有新建数据库或打开已有数据库的选项,请单击“空数据库”,然后单击“确定”。如果已经打开了数据库或当Access 打开时显示的对话框已经关闭,请单击工具栏上的“新建数据库”按钮,然后双击“常用”选项卡上的空数据库图标。指定命据库的名称及位置,并单击“创建”按钮。
3.数据库基本操作
数据库的结构创建好了,接下来我们必要做的就是对数据库进行一系列的基本操作。增长记录:在“数据表”视图或“窗体”视图中打开相应的窗体,单击工具栏上的“新记录“按钮 ,键入所需数据,然后按 TAB 键转至下一个字段,在记录末尾,按 TAB 键转至下一个记录。
编辑记录:如果要编辑字段中的数据,单击要编辑的字段,如果要更换整个字段的值,指向字段的最左边,在鼠标变为加号时,单击该字段,键入要插入的文本。
留意:如果键入有错,可按 BACKSPACE 键;如果要取消对当前字段的更改,按ESC 键;如果要取消对整个记录的更改,在移出该字段之前再次按 ESC 键,当从一个记录移动到其它记录时, Access 将生存对该记录的修改。
复制或移动数据:在其它应用步伐,如Excel、Word中,选择要复制或移动的一至多行。如果是从Word中复制数据,应确保记录在选择之前已经在表中分列好或已经利用制表符分隔开,如果粘贴数据到数据表中,应确保数据表中的列与要复制或移动的数据的次序同等,如果粘贴数据到窗体上,而窗体上相应的控件名称与复制数据的列名雷同,Access 将粘贴数据到名称雷同的控件上。在Access 中,打开要向此中粘贴记录的数据表或窗体,如果要更换现有记录,选择要更换的记录,然后单击工具栏上的“粘贴追加”或“粘贴”按钮 ;如果窗体中的记录选定器不可用,要选择当前记录,可单击“编辑”菜单中的“选择记录”命令。
删除记录:单击要删除的记录,单击工具栏上的“删除记录”按钮 。
4.资料的排序、筛选与查询
如果你想使你的VCD资料库中的影片摆放整洁、而且查询方便,因此掌握资料库的排序、查询与筛选优劣常告急的。
排序记录:
在“窗体”视图或“数据表”视图中,单击要用于排序记录的字段。单击鼠标右键,你就可以选择该字段的升序排序或降序排序。在数据表中,可以同时选择两个或更多相邻近字段进行分别排序。Microsoft Access 从选择的最左边的列开始排序记录。在生存窗体或数据表时, Microsoft Access 将生存该排序次序。
创建筛选:
如果可以容易地在窗体、子窗体或数据表中找到并选择想要筛选记录包罗的值的实例,可利用“按选定内容筛选”。操作方法是:单击“记录”子菜单“筛选”中“按选定内容筛选”,即可。
如果要从列表中选择所需的值,而不想欣赏数据表或窗体中的全部记录,大概要一次指定多个准则,可利用“按窗体筛选”。
如果焦点正位于窗体或数据表的字段中,而恰好必要在此中输入所搜刮的值或要将其结果作为准则的表达式,可利用“输入筛选目标”。而如果是更复杂的筛选,则可利用“高级筛选/排序”。
创建查询:
利用查询可以通过差别的方法来检察、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的记录源,最常见的查询范例是选择查询。选择查询将安装指定的准则,从一个或多个表中获取数据,并按照所需的分列次序显示。
详细操作:单击数据库视图的“查询”,按“新建”,选择设计视图,“确定”,选择表和查询,添加表,然后按“添加”,在“选择查询”表中选择“字段”,并确定排序要求,末了生存查询,如许,一个选择查询就完成了。
你也可以在“新建”中选择简朴查询领导、交织表查询领导、查找重复项查询领导、查询不匹配查询领导来创建查询。
5.报表制作
大概,你想把你的VCD资料库打印出来,随时检察。如果你是VCD店的老板,那么这也将是最好的宣传。Microsoft Access中的报表功能,就能办到,它可以在报表中控制每个对象的巨细和显示方式,并可以按照所需的方式来显示相应的内容。
详细操作:单击“报表领导”,在“报表领导”对话框中选择可用字段,按“下一步”,然后选择字段排序,最多可用四个字段排序, “下一步”选择报表的结构,末了按“完成”。
另有其它报表的设计方法,如主动报表(纵栏表)、主动报表(表格)、图标领导、标签领导,我就不逐一讲了,各人可以本身实验实验。
6. 与其它软件共享数据库
(1)数据库范例转换
以往,差别数据库通常无法分享彼此创建的资料。如果你以前习惯利用dBase创建数据库,却因Windows天下的到来,老板为了赶时髦,下了一道命令,以后公司不再利用dBase创建数据库,还要你将全部在dBase上所创建的数据库,全部重新输入至Access 97的数据库中,听到这个消息后,想必你肯定是哭天怨地、手足无措。就算有一千个利用Access 97的来由,你还是不情愿更换数据库。其实,对于这一点Access 97早就想好了对策,Access 97提供了调用、导出等多种方法来让你做数据库的转换。你只要点击“工具”菜单数据库实用工具”子菜单中的“转换数据库”,然后选择要转换的其它范例数据库,如dBase,数据库就会成功地从dBase转换到Access 97中,非常地简朴。
(2)在Word 中调用Access 数据
可以以 RTF 格式 (.rtf) 文件生存数据表、窗体或报表的输出。RTF 格式文件可生存字体和样式等带格式的信息,可以用 Microsoft Word 和其他 Windows 字处理步伐或桌面出版步伐打开。 如前例,在Microsoft Access中,打开CD、 VCD管理系统数据库的表1,点击“生存为/导出”,把表1以 RTF 格式生存,然后在Microsoft Word文件指定位置打开表1.rtf就行了。
(3)将Access 数据导出到Excel:
如前例所示,在数据库窗口中单击要导出的表或查询的名称,表1,然后在“文件”菜单上,单击“另存为/导出”命令,在“另存为”对话框,单击“另存为一个外部文件或数据库”,然后单击“确定”按钮。在“生存范例”框中单击所需的电子数据表格式。单击“生存位置”框右侧的箭头,选定导出的目标驱动器和文件夹。在已有的电子数据表,大概在“文件名”框内输入新文件名。此时留意在生存到已有电子表时Access 将删除并更换此中的数据,因此要特别小心。f单击“导出”按钮,Access 将会创建包罗表或查询数据的电子数据表文件。表或查询中的字段名被放置在电子数据表的第一行。
7. 掩护数据库
(1)加密或解密数据库
对数据库进行加密将压缩数据库文件,并使其无法通过工具步伐或字处理步伐解密。数据库解密则为加密的反过程。
方法:启动Microsoft Access,但不打开数据库。单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“加密/解密数据库”。指定要加密或解密的数据库,然后单击“确定”按钮。指定加密或解密之后的数据库名称、驱动器及文件夹,然后单击“确定”按钮。如果利用原有的数据库名称、驱动器和文件夹,在加密或解密成功后,Microsoft Access 会主动将原有的数据库更换为加密或解密后的版本。但如果出现错误,Microsoft Access将生存原有的数据库文件。
(2)给数据库设置暗码:
方法:打开数据库,并选择“独占”复选框,单击“打开”,然后单击“工具”菜单“安全”子菜单中的“设置数据库暗码”,输入暗码,验证,末了单击“确认”就完成了数据库设置的暗码,当打开VCD资料库的时候,要提示输入暗码。
颠末上文中的几步就轻松的实现了在Access创建MIS管理系统,如许就为各人以后查找东西提供了便利,节省了时间,希望各人可以大概喜好上文中先容的知识点。
更多学习资料请关注专题《管理系统开发》。

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